Hier stellen wir Arbeitszeitplanungs- und Erfassungstools (auf MS-Excel-Basis) für typische Anwendungsbereiche kostenlos zur Verfügung. Unter anderem enthält unsere Tool-Box ein Tool, mit dem sich Schicht- und Dienstpläne erstellen und auf das Kalenderjahr ausrollen lassen. Häufig nachgefragt sind auch unsere beiden Tools zur Erfüllung der gesetzlichen Aufzeichnungspflicht.

Die Dateien liegen als Archive mit der Endung *.zip vor. Nach dem Herunterladen der gewünschten Datei auf Ihren Rechner können Sie das jeweilige Archiv durch einen Doppelklick darauf entpacken und erhalten so die Datei im Format MS Excel. Bitte beachten Sie den Disclaimer unten!

Schicht-Dienst-Planung mit Planarbeitszeitkonto

In diesem Tool können zuvor definierte Grundschicht- bzw. Grunddienstpläne mit bis zu 53 Wochen Laufzeit für maximal 200 Mitarbeiter ausgerollt werden. Hierbei können auch mehrere Grundschicht- bzw. Grunddienstpläne angelegt werden, beispielsweise um verschiedene Arbeitszeitmuster und/oder unterschiedliche Vertragsarbeitszeiten der Mitarbeiter berücksichtigen zu können. Der Grundrhythmus kann für unterschiedliche Zeiträume - von einer Woche bis zu einem Jahr - ausgerollt werden. Darüber hinaus können unterschiedliche Startzeiträume für die einzelnen Mitarbeiter eingestellt werden.

Der ausgerollte Plan kann bei Bedarf durch mitarbeiterspezifische Änderungen via Überschreiben modifiziert werden.

Die Besetzungsstärke wird im ausgerollten, ggf. mitarbeiterspezifisch angepassten Plan angezeigt, wobei gleichzeitig die Einhaltung der festgelegten Sollbesetzung überprüft wird und etwaige Abweichungen farbig hervorgehoben werden.

vgl. zur Anwendung auch das entsprechende Tutorial

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Besetzungs- und Personalbedarf

Dieses Tool dient dazu, den im Verlauf eines Tages variierenden Besetzungsbedarf zu erfassen und in einem Besetzungsprofil grafisch darzustellen. Es können bis zu 14 verschiedene Tagesbesetzungsprofile jeweils in Viertelstundenschritten eingegeben werden. Diese Tagesbesetzungsprofile können zu zwei Wochenbesetzungsprofilen kombiniert werden, um so zum Beispiel Zeiten saisonal unterschiedlichen Besetzungsbedarfs abzubilden. Das so verteilte und auf das Jahr hochgerechnete erforderliche Arbeitszeitbudget wird ins Verhältnis gesetzt zum tatsächlich verfügbaren Arbeitszeitbudget, das sich aus der Summe der vertraglichen Wochenarbeitszeiten aller Mitarbeiter/innen ergibt, die um die durchschnittliche - z.B. aus Urlaubs- und Krankheitstagen resultierende - Ausfallquote reduziert wird.

Somit wird ermittelt, ob das verfügbare Arbeitszeitbudget für die Abdeckung des Besetzungsbedarfs ausreicht. Bei der Berechnung werden Zeiten, die nicht mit 100% der Arbeitszeit anzurechnen sind (z.B. Nachtbereitschaft oder Rufbereitschaft), entsprechend berücksichtigt. Umgekehrt kann aus dem eingegebenen Besetzungsbedarf und der durchschnittlichen Ausfallquote ermittelt werden, wie viele Mitarbeiter/innen nötig wären, um diesen Besetzungsbedarf abzudecken.

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Erfassung von Arbeitsbeginn, -ende, -unterbrechungen und anrechenbarer Zeiten + Ampelkonto

Dieses Tool ermöglicht eine unaufwändige Selbsterfassung der verbrauchten Arbeitszeit und errechnet tagesaktuell (ausschließlich bis zum aktuellen Tag) den jeweiligen persönlichen Zeitsaldo. Man gibt Arbeitsbeginn und -ende ein sowie die Gesamtdauer der Arbeitsunterbrechungen. Zusätzlich können anrechenbare Zeiten eingegeben werden. Der Benutzer hinterlegt für jeden Wochentag seine anteilige Vertragsarbeitszeit, gegen die das Tool die gesamte Tagesarbeitszeit rechnet. Auf diese Weise wird ein fortlaufender Zeitsaldo erzeugt.

Arbeitszeiten vor 6 Uhr und nach 20 Uhr sowie Verletzungen der gesetzlichen Pausenvorschriften und der gesetzlichen Tageshöchstarbeitszeit werden automatisch farbig hervorgehoben. Zeitsalden werden entsprechend dem Ampelkontenprinzip farblich hinterlegt. Die Phasen des Ampelkontos sind frei einstellbar. In der Voreinstellung stellen Zeitsalden bis +/- 40 Stunden den grünen Bereich des Ampelkontos dar. Bis zu +/- 60 Stunden wird der Zeitsaldo gelb hinterlegt und bei mehr als +/-60 Stunden rot.

Das Kalenderjahr und der Monat, ab dem das Zeitkonto geführt werden soll, sind frei wählbar. Die jeweils geltenden Feiertage können im Tool eingestellt werden. Am Jahresende sowie bei Änderungen der anteiligen Vertragsarbeitszeiten (nur monatsweise möglich) wird das Zeitkonto gespeichert und ein neues Zeitkonto eröffnet. Hierfür drücken Sie bitte die Schaltfläche "ZEF speichern".

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Erfassung von Arbeitsbeginn und -ende sowie Arbeitsunterbrechungen + Zeitbudgetkonto

Dieses Tool setzt zwar an den gewohnten Zeiterfassungsroutinen an, weist aber mit der eigenverantwortlichen Einschätzung des Gesamtvolumens der Arbeitsunterbrechungen schon deutlich darüber hinaus. Aus den eingegebenen Daten wird automatisch tagesaktuell der Saldo des Zeitkontos ermittelt, das hier nach dem „Budget-Prinzip“ geführt wird: Überschreitungen der anteiligen Vertragsarbeitszeit (des „Tages-Arbeitszeitbudgets“) werden diesem Konto belastet, Unterschreitungen gutgeschrieben (siehe auch Arbeitszeitkonten: Grundlagen und Gestaltungsempfehlungen). Damit sollen Mitarbeiter/innen wie Führungskräfte zu einem wirtschaftlichen Einsatz der Ressource Arbeitszeit angeregt werden.

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Erfassung der verbrauchten Arbeitszeit + Zeitkonto

Auch dieses Tool ermöglicht eine unaufwendige Selbsterfassung der verbrauchten Arbeitszeiten und errechnet tagesaktuell den jeweiligen persönlichen Zeitkontenstand (Zeitsaldo). Im Interesse eines bewussten Umgangs mit der Arbeitszeit und um die Eingabe so einfach wie möglich zu gestalten, verzichtet dieses Tool auf jegliche Erfassung von Kommt-/Geht-Zeiten. Statt dessen trägt der/die Mitarbeiter/in lediglich die je Arbeitstag verbrauchte Arbeitszeit ein, wobei er/sie Pausenzeiten selbständig berücksichtigt. Anhand der verbrauchten Arbeitszeiten und der zu hinterlegenden anteiligen Vertragsarbeitszeiten je Arbeitstag errechnet das Tool tagesaktuell einen Zeitsaldo.

Es gibt für jeden Monat ein gesondertes Kalenderblatt. Der Zeitsaldo wird automatisch fortlaufend geführt - Monats-, Quartals- oder Jahresabschlüsse gibt es also auch bei diesem Tool nicht.

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Abweichungserfassung + Zeitkonto

Dieses Tool ermöglicht eine unaufwendige Selbsterfassung der verbrauchten Arbeitszeiten und errechnet tagesaktuell den jeweiligen persönlichen Zeitkontenstand (Zeitsaldo). Um den Eingabeaufwand zu minimieren, gibt man nur ganze freie Tage und etwaige Abweichungen von der jeweiligen anteiligen Vertragsarbeitszeit ein - letztere bewusst "unscharf" in 1/4h-Schritten, um "Minutenzählen" zu vermeiden und die Handhabung zu vereinfachen. Auch auf die Erfassung von Kommt- und Gehtzeiten sowie von Pausen oder Arbeitsunterbrechungen wird verzichtet: Schließlich soll Arbeitszeit erfasst werden und nicht Anwesenheit.

Der Zeitsaldo wird kalenderjahresweise geführt - Monats- oder Quartalsabschlüsse gibt es also nicht. Es besteht aber die Möglichkeit, jeweils für einen Monat sämtliche Eingaben und Zeitsalden ausdrucken zu lassen.

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Arbeitszeitnachweis gemäß § 16 Abs. 2 Arbeitszeitgesetz

Dieses Aufzeichnungstool erfüllt die Anforderungen des § 16 Abs. 2 Arbeitszeitgesetz "Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die über die werktägliche Arbeitszeit des § 3 Satz 1 hinausgehende Arbeitszeit der Arbeitnehmer aufzuzeichnen (...)" gemäß dem Gesetzeswortlaut. Eine Zeitkontenführung erfolgt nicht. Die weiteren gesetzlichen Arbeitszeitbestimmungen (etwa zu Ruhepausen und Ruhezeit) sind unabhängig von diesem Arbeitszeitnachweis zu beachten!

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Vereinfachter Arbeitszeitnachweis gemäß § 16 Abs. 2 Arbeitszeitgesetz

Dieses Aufzeichnungstool erfüllt die Anforderungen des § 16 Abs. 2 Arbeitszeitgesetz in unseres Erachtens zweckentsprechender Weise, indem es eine vereinfachte Überschreitungs-Aufzeichnung mit der Aufzeichnung des gesetzlich geforderten Zeitausgleichs verbindet. Eine Zeitkontenführung erfolgt nicht. Die weiteren gesetzlichen Arbeitszeitbestimmungen (etwa zu Ruhepausen und Ruhezeit) sind unabhängig von diesem Arbeitszeitnachweis zu beachten!

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Disclaimer

Diese Tools sind als kostenlose Arbeitshilfe entwickelt worden. Für eventuelle Fehler der Tools oder des zu Grunde liegenden Programms und eventuell daraus entstehende Schäden oder sonstige Nachteile wird seitens der Arbeitszeitberatung Herrmann Kutscher Leydecker Woodruff keinerlei Haftung übernommen.